Mediante este registro se hace pública la situación de personas jurídicas sin ánimo de lucro. Estas personas registran su constitución a través de escritura pública o documento privado reconocido ante notario, juez o secretario de la Cámara de Comercio e inscriben los demás actos determinados por la ley. Igualmente la centralización del registro de las entidades sin ánimo de lucro en las cámaras de comercio, simplifica y agiliza los trámites para la obtención de su personería jurídica.

Pueden ser constituidas por los siguientes documentos;

1. Acta de Constitución: junto con los estatutos: es el documento o constancia que se elabora al momento de realizar la reunión de constitución, donde consta la voluntad de los miembros para crear una entidad sin ánimo de lucro, la aprobación de sus estatutos y nombramiento del órgano directivo. El acta debe estar firmada por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión además de anexar firmas de los asistentes a la reunión. Documentos que requieren reconocimiento de firmas y contenido de quien los suscribe ante notario o secretario de la cámara de comercio.
2. Documento privado: Debe contener la manifestación de voluntad de crear una entidad sin ánimo de lucro y debe contener los estatutos, con los requisitos que más adelante se señalan. Este documento debe ser firmado y reconocido ante notario, o realizar la diligencia de presentación personal ante juez o ante el secretario la Cámara de Comercio, al momento de radicar los documentos por todos los constituyentes.
3. Escritura pública: Cualquier entidad puede constituirse mediante escritura pública ante la notaria, en la cual deben acercarse todos los asociados o fundadores ya sea personal o mediante apoderado el cual deberá anexar el poder debidamente autenticado a expresar su voluntad de constituir una entidad sin ánimo de lucro y suscribir el documento que debe contener los estatutos con los requisitos señalados para las mismas.

La entidad sin ánimo de lucro utilizará esta formalidad siempre que se aporte a su patrimonio un bien inmueble. Es importante tener en cuenta que el nombre de los asociados debe coincidir en todas las partes del acta, o del documento privado o de la escritura pública donde se haga referencia a ellos.

La ley establece que están obligadas a efectuar su registro ante las cámaras de comercio las siguientes entidades:

• fundaciones
• Asociaciones, corporaciones, e instituciones de utilidad común:
  • Gremiales
  • De beneficencia
  • Profesionales
  • Juveniles
  • Sociales
  • Democráticas y participativas

Acta de constitución: Para constituir una Entidad sin Ánimo de Lucro, se debe realizar una reunión con los constituyentes y/o fundadores, de donde se elabore el documento mediante el cual se crea una sin ánimo de lucro (acta de constitución documento privado o escritura pública), que deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Indicar la ciudad, el lugar fecha y hora de reunión.
• Elaborar lista de asociados y/o fundadores, incluyendo identificación domicilio y firma.
• Elegir al presidente y secretario adhoc de la reunión.
• Manifestación de la voluntad de constituir una entidad sin ánimo de lucro (fundación, asociación, corporación, etc.)
• Lectura y aprobación de los estatutos.
• El sistema de administración que va a tener (asamblea de asociados, junta directiva, representación legal, fiscal, revisor fiscal, según sea el caso).
• Lectura y aprobación del texto integral.

Nota: Si es fundación se debe realizar el nombramiento de revisor fiscal, quien deberá aceptar el cargo por escrito anexando tarjeta profesional del contador público y la certificación de la junta central de contadores donde conste la vigencia de la misma.

Adopción de los Estatutos: Son las nomas mediante los cuales se va regir la entidad además de las disposiciones legales vigentes el cual deberá contener.

• Nombre y tipo de entidad que desea constituir.
• El número de asociados que va a tener.
• La razón social o el nombre de la entidad.
• La duración (definida o indefinida Si se trata fundaciones y entidades del sector solidario).
• El objeto que va a desarrollar.
• El sistema de administración que va a tener (Junta Directiva, Representación Legal, Fiscal, Revisor Fiscal, según sea el caso). Composición, elección, funciones, prohibiciones, admisiones, etc.
• El patrimonio y los aportes de los asociados.
• La disolución y liquidación( causales).
• Disposiciones finales.

Nota: una vez realizada el acta o acto de constitución debe ser inscrito en cámara de comercio de nuestra jurisdicción.

• Con el certificado expedido en la Cámara de Comercio del Piedemonte Araucano se acreditada la existencia de la entidad y los nombre de su órgano de directivo. (Representante legal) órgano de fiscalización (revisor fiscal).
• Mediante la inscripción en Cámara se hace pública su existencia y podrá ser oponible a terceros.

Conforme el decreto 019 del 2012 articulo 166 a partir del 1 de enero del 2013, las entidades sin ánimo de lucro deben renovar su inscripción (fundaciones, corporaciones entidades de economía solidaria (cooperativas pre operativas) fondo de empleados y asociaciones mutulaes) y todas aquellas que conforme la normas estén sujetas a registro.

• Para la realizar la renovación debe presentar formulario único empresarial y social (Rues), el cual pueden consultar a través de nuestra página www.camarapiedemonte.com.
• Este servicio de renovación puede ser realizado en línea ingresando a sii5.confecamaras.co –usuario no registrado y ubica el trámite a realizar
• Presentar el balance a corte del 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al de su renovación, anexando tarjeta profesional del contador, fotocopia de la cedula y certificado de juntas central de contadores donde consta la vigencia de la misma.

Deberá presentar en la Cámara de Comercio el Acta de disolución la cual debe contener los requisitos legales de todas las actas de reunión, indicar claramente las causales que conllevan se decrete la disolución de la entidad y la aprobación por parte de la asamblea, anexar las firmas originales de los asociados asistentes a la asamblea, Además el nombramiento del liquidador del cual se debe anexar carta de aceptación de cargo. Dando aplicabilidad a lo establecido en el código de comercio artículo 218.

Presentar la acreditación del pago del impuesto de registro cuya cancelación se realiza en la oficina de rentas departamentales.

Nota: Recuerde que para realizar el trámite de Disolución y liquidación debe estar al día en los pagos por concepto de renovación.

• Publicar en un diario de amplia circulación tres (3) aviso con intervalos de quince días, indicando el proceso de liquidación.
• Elaborare Balance general de la entidad y establecer el estado de pérdidas y ganancias, e inventario de bienes y activos, pasivos que se posea ( cedula tarjeta profesional y certificado de junta central de contadores fotocopia de la cedula)
• El liquidador debe citar a reunión a reunión de asamblea u órgano de administración competente (según los estatutos) para aprobar las cuenta final de liquidación y entidad a la que se destina el remanente.
• Elaborar el acta de liquidación y enviar copia para registro a la cámara y a la entidad gubernamental correspondiente.
• Entregar certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, en donde conste la liquidación, a la DIAN, para la cancelación del RUT de la entidad sin ánimo de lucro.

Fusión: es un acto jurídico por el cual una o más entidades sin ánimo de lucro acuerdan uniesen entre sí por tanto se decreta la disolución de una con la finalidad de que sea absorbida por la otra existente, o se disuelven las dos y crean una nueva. La entidad absorbente adquiere todos los derechos y obligaciones de las entidades absorbidas una vez formalizada la fusión.

Incorporación: consiste en paso jurídico que hace una o más entidades que se disuelven sin liquidarse, para incorporarse a otra que continúa existiendo. A la entidad incorporante se le transfiere el patrimonio de las entidades incorporadas.

Estas entidades deben tener prácticamente el mismo objeto común o complementario.

• Acta de aprobación de asamblea general de cada una de las entidades participantes
• Acta del acuerdo de incorporación o fusión y como va a realizarse.
• Copia de los balances generales y datos cifras de los libros de contabilidad de las entidades participantes.
• Discriminación de activos y pasivos
• Autorización para realizar la fusión si es el caso.

Lo anteriormente indicado se ajusta a lo establecido en la Ley 79 del 1998 artículo 100 y Subsiguientes.