El registro de una ESAL permite:

✔ Publicidad jurídica: Hace pública la existencia y situación legal de la entidad.
✔ Simplificación de trámites: La inscripción centralizada en la Cámara de Comercio agiliza los procesos administrativos.
✔ Validez legal: La constitución se formaliza mediante escritura pública o documento privado reconocido ante notario, juez o secretario de la Cámara de Comercio.
✔ Registro de actos: Permite la inscripción de los actos y reformas exigidos por la ley.

Las ESAL pueden constituirse mediante tres tipos de documentos legales, según la normativa vigente:

📜 1. Acta de Constitución y Estatutos

📌 Documento elaborado durante la reunión de constitución, donde se formaliza:

• La voluntad de los miembros para crear la entidad.
• La aprobación de los estatutos.
• El nombramiento del órgano directivo.
  📌 Debe estar firmado por el presidente y el secretario de la reunión, además de los asistentes.
  📌 Las firmas y el contenido deben ser reconocidos ante notario o secretario de la Cámara de Comercio.

✍️ 2. Documento Privado

📌 Debe contener:

• La manifestación de voluntad de crear la ESAL.
• Los estatutos con los requisitos exigidos por la ley.
  📌 Requiere firma y reconocimiento ante notario, juez o secretario de la Cámara de Comercio por parte de todos los constituyentes.

🏛 3. Escritura Pública

📌 Se realiza ante notaría pública.
📌 Requiere la presencia de todos los asociados o sus apoderados (debidamente autenticados).
📌 Debe incluir:

• Los estatutos con los requisitos legales.
• Expresión de voluntad de constituir la entidad.
  📌 Obligatoria cuando se aporte un bien inmueble al patrimonio de la ESAL.

🔹 Es fundamental que los nombres de los asociados coincidan en todos los documentos (acta, documento privado o escritura pública) para evitar inconsistencias legales.

Según la ley, las siguientes entidades están obligadas a efectuar su registro en la Cámara de Comercio:

📌 1. Fundaciones

Organizaciones creadas con un patrimonio destinado a un fin social o de interés público.

📌 2. Asociaciones, Corporaciones e Instituciones de Utilidad Común

Agrupaciones de personas con un objetivo en común, sin fines de lucro.

📌 3. Tipos de Asociaciones Reconocidas:

✅ Gremiales: Representan intereses de un sector económico o profesional.
✅ De Beneficencia: Brindan ayuda social y asistencia a comunidades vulnerables.
✅ Profesionales: Agrupan a personas de una misma profesión para promover su desarrollo.
✅ Juveniles: Organizaciones dirigidas a jóvenes con fines educativos, culturales o recreativos.
✅ Sociales: Promueven el bienestar y la participación ciudadana.
✅ Democráticas y Participativas: Fomentan la cooperación y la toma de decisiones colectivas.

🔹 Todas estas entidades deben cumplir con el proceso de inscripción y actualización en la Cámara de Comercio para garantizar su reconocimiento legal.

Para crear una ESAL, se debe realizar una reunión con los fundadores, donde se elabore el Acta de Constitución, que puede ser en documento privado o escritura pública.

🏛 📌 Requisitos del Acta de Constitución

✅ Información básica: Ciudad, lugar, fecha y hora de la reunión.
✅ Lista de asociados/fundadores: Nombre, identificación, domicilio y firma.
✅ Elección de directivos: Nombramiento del presidente y secretario ad hoc.
✅ Manifestación de voluntad: Expresión formal de la intención de crear la entidad.
✅ Lectura y aprobación de estatutos.
✅ Definir sistema de administración: Asamblea de asociados, junta directiva, representación legal, revisor fiscal, etc.
✅ Lectura y aprobación del texto integral.

📌 Nota:
Si es una Fundación, se debe nombrar un Revisor Fiscal, quien debe aceptar el cargo por escrito y presentar:

• Tarjeta profesional de contador público.
• Certificación de la Junta Central de Contadores con vigencia actual.

📜 📌 Adopción de Estatutos

Los estatutos son las normas internas que rigen la entidad, además de la legislación vigente. Deben incluir:

🔹 Nombre y tipo de entidad.
🔹 Número de asociados.
🔹 Razón social.
🔹 Duración: Definida o indefinida (según el tipo de entidad).
🔹 Objeto de la entidad: Actividades que desarrollará.
🔹 Sistema de administración: Junta Directiva, Representación Legal, Revisor Fiscal, etc.
🔹 Patrimonio y aportes de los asociados.
🔹 Causales de disolución y liquidación.
🔹 Disposiciones finales.

📌 Nota:
Una vez realizada el acta o acto de constitución, debe ser inscrito en la Cámara de Comercio de nuestra jurisdicción.

• Con el certificado expedido en la Cámara de Comercio del Piedemonte Araucano se acreditada la existencia de la entidad y los nombre de su órgano de directivo. (Representante legal) órgano de fiscalización (revisor fiscal).
• Mediante la inscripción en Cámara se hace pública su existencia y podrá ser oponible a terceros.

Conforme el decreto 019 del 2012 articulo 166 a partir del 1 de enero del 2013, las entidades sin ánimo de lucro deben renovar su inscripción (fundaciones, corporaciones entidades de economía solidaria (cooperativas pre operativas) fondo de empleados y asociaciones mutulaes) y todas aquellas que conforme la normas estén sujetas a registro.

• Para la realizar la renovación debe presentar formulario único empresarial y social (Rues), el cual pueden consultar a través de nuestra página www.camarapiedemonte.com.
• Este servicio de renovación puede ser realizado en línea ingresando a sii5.confecamaras.co –usuario no registrado y ubica el trámite a realizar
• Presentar el balance a corte del 31 de diciembre del año inmediatamente anterior al de su renovación, anexando tarjeta profesional del contador, fotocopia de la cedula y certificado de juntas central de contadores donde consta la vigencia de la misma.

Deberá presentar en la Cámara de Comercio el Acta de disolución la cual debe contener los requisitos legales de todas las actas de reunión, indicar claramente las causales que conllevan se decrete la disolución de la entidad y la aprobación por parte de la asamblea, anexar las firmas originales de los asociados asistentes a la asamblea, Además el nombramiento del liquidador del cual se debe anexar carta de aceptación de cargo. Dando aplicabilidad a lo establecido en el código de comercio artículo 218.

Presentar la acreditación del pago del impuesto de registro cuya cancelación se realiza en la oficina de rentas departamentales.

Nota: Recuerde que para realizar el trámite de Disolución y liquidación debe estar al día en los pagos por concepto de renovación.

• Publicar en un diario de amplia circulación tres (3) aviso con intervalos de quince días, indicando el proceso de liquidación.
• Elaborare Balance general de la entidad y establecer el estado de pérdidas y ganancias, e inventario de bienes y activos, pasivos que se posea ( cedula tarjeta profesional y certificado de junta central de contadores fotocopia de la cedula)
• El liquidador debe citar a reunión a reunión de asamblea u órgano de administración competente (según los estatutos) para aprobar las cuenta final de liquidación y entidad a la que se destina el remanente.
• Elaborar el acta de liquidación y enviar copia para registro a la cámara y a la entidad gubernamental correspondiente.
• Entregar certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio, en donde conste la liquidación, a la DIAN, para la cancelación del RUT de la entidad sin ánimo de lucro.

Fusión: es un acto jurídico por el cual una o más entidades sin ánimo de lucro acuerdan uniesen entre sí por tanto se decreta la disolución de una con la finalidad de que sea absorbida por la otra existente, o se disuelven las dos y crean una nueva. La entidad absorbente adquiere todos los derechos y obligaciones de las entidades absorbidas una vez formalizada la fusión.

Incorporación: consiste en paso jurídico que hace una o más entidades que se disuelven sin liquidarse, para incorporarse a otra que continúa existiendo. A la entidad incorporante se le transfiere el patrimonio de las entidades incorporadas.

Estas entidades deben tener prácticamente el mismo objeto común o complementario.

• Acta de aprobación de asamblea general de cada una de las entidades participantes
• Acta del acuerdo de incorporación o fusión y como va a realizarse.
• Copia de los balances generales y datos cifras de los libros de contabilidad de las entidades participantes.
• Discriminación de activos y pasivos
• Autorización para realizar la fusión si es el caso.

Lo anteriormente indicado se ajusta a lo establecido en la Ley 79 del 1998 artículo 100 y Subsiguientes.